با
حنا رفیعی
امروزه با پیشرفت تکنولوژی کیفیت و سرعت کارها بهبود یافته است. در هر محیط شرکتی و یا سازمانی برای فراهم کردن یک شبکه کوچک ارتباطی از سانترال استفاده می‌کنند تا بتوانند ارتباط بین افراد در سازمان را فراهم کنند.
علاوه بر شرکتهای پر جمعیت، گروههای دو یا چند نفره کوچک نیز از این دستگاه استفاده می‌کنند. زیرا این دستگاه، ارتباط بین افراد را تسهیل می‌کند. شرکتها و سازمانها برای خدمت‌رسانی هرچه بهتر از این دستگاه استفاده می‌کنند.
سانترال یا مرکز تلفن، بسته به نوع کاربرد و ظرفیت متفاوت است. در این زمینه شرکتهای مختلفی با نام‌های تجاری گوناگون مشغول فعالیت هستند که بزرگترین آنها شرکت پاناسونیک است.
در این مقاله قصد داریم به بررسی نکات مهم سانترال بپردازیم. در صورتی که به تازگی کسب و کارتان را راه‌انداخته‌اید یا به فکر توسعه و ارتقاءاش هستید، تا پایان این مطلب با ما همراه باشید. تنها با داشتن اطلاعات کافی است که می‌توانید بهترین انتخاب را برای خرید یک دستگاه سانترال مناسب داشته باشید. در هر صورت می‌توانید از متخصصان ویپان هم مساعدت بگیرید.
نحوه کار سانترال
ارتباطات تلفنی، همچنان یکی از مهم‌ترین راه‌های برقراری ارتباط میان مجموعه‌های کاری و مشتریان محسوب می‌شود. یک مرکز سانترال، با دریافت خطوط شهری و تقسیم آنها به داخلی‌های متعدد، این ارتباط را یکپارچه کرده و به آن نظم می‌دهد. با راه‌اندازی مرکز تلفن، تمامی کارمندان، به خطوط شهری مجموعه دسترسی خواهند دشت. از طرف دیگر، مدیران نیز به سادگی می‌توانند کلیه ارتباط‌های تلفنی را مدیریت و کنترل کنند.
مرکز تلفن از یک دستگاه سانترال به عنوان هسته اصلی استفاده می‌کند. تمامی خطوط داخلی مجموعه، از این دستگاه خارج شده و در اختیار کارمندان و بخش‌های مختلف قرار می‌گیرند. بنابراین می‌توان گفت که سانترال، یک شبکه ارتباطی یکپارچه را در اختیار شرکتها، ادارات و سازمانها قرار می‌دهد.
کاربرد سانترال چیست؟
به طور کلی می‌توان گفت کاربرد اصلی سانترال در مدیریت خطوط تلفن است اما این تنها کاربرد آن نیست. در ادامه به بررسی بخشی از مزایای سانترال می‌پردازیم:
- امکان ارتباط داخلی رایگان و سریع
- ارتباط سریع و راحت مشتریان با اپراتورها
- امکان ضبط و پیگیری کلیه تماسهای دریافتی
- کم شدن هزینه خطوط مخابرات
- قابلیت انتظار چندین نفر پشت هرخط
- کنترل و نظارت بهتر بر خطوط
- کاهش هزینه‌ها در بلند مدت
- راحتی در ارتباطات
- پاسخگویی و تماس در صورت دارا بودن یک گوشی تلفن به چندین خط
- استفاده از کنفراس صوتی
- ضبط تمامی مکالمات
- ارتباط چندین شرکت و سازمان بدون هزینه
- پاسخگویی سریع به مشتریان
- افزایش راندمان
- پاسخگویی به تمام تماسهای دریافتی
طبقه بندی سانترال
سانترال و یا مرکز تلفن به دو دسته آنالوگ و تحت شبکه تقسیم می‌شوند. در ادامه به بررسی هر کدام از آنها می‌پردازیم.
سانترال آنالوگ
مرکز تلفن آنالوگ به صورت فیزیکی مورد استفاده قرار می‌گیرد و برای استفاده از آن حتما باید از شرکت مورد نظر، دستگاه آن را خریداری کرد.
پس از خرید باید سیم‌کشی‌های درون سازمانی و برنامه‌ری زیدستگاه توسط شرکت انجام شود.
در این روش سیم‌کشی هزینه‌های جانبی دارد که به همین دلیل برخی از افراد و سازمان ها به دنبال سانترال تحت وب رفته‌اند. البته مزیت این روش پایداری و امنیت بالای آن است. یکی از سانترال‌های آنالوگ سانترال کم ظرفیت ۸۲۴ پاناسونیک است که برای کسب و کارهای کوچک مناسب است.
این دستگاه در مدل TEM824 به بازار عرضه شد. به دلیل اینکه این سانترال در ظرفیت پیش‌فرض خود بعد از خرید، دارای ۳ خط شهری و ۸ خط داخلی بوده است، به سانترال ۳ به ۸ مشهور است. برنامه‌ریزی این سانترال نیز هم با نرم افزار و هم با تلفن امکان‌پذیر است.
نکته قابل ذکر، پشتیبانی نکردن این مدل از پروتکل سیپ است. در ادامه قابلیت سانترال ۸۲۴ آورده شده است:
-
استفاده از قابلیت تلفن گویا و راه‌اندازی سه مرحله ای آن
-
قابلیت راه‌اندازی خطوط شهری آنالوگ و خطوط داخلی هایبرید پاناسونیک
-
برنامه‌ریزی از راه دور با مودم
-
راه‌اندازی و نصب آسان با کابل USB و تلفن سانترال مانند تلفن ۷۷۳۰
-
کیفیت بالای قطعات و سخت افزار
با آشنا شدن به مدلهای مختلف سانترال آنالوگ نوبت به بررسی این روش رسیده است. در ادامه معایب و مزیت روش آنالوگ را می‌توانید مشاهده کنید:
مزیت‌های روش سانترال آنالوگ
پایداری و امنیت بالای سیستم به دلیل آنلاین نبودن سیستم از مزیت‌های سانترال آنالوگ است. به عبارت دیگر هر دستگاهی که به شبکه اینترنت وصل می‌شود، ریسک مورد حمله قرار گرفتن را به همراه دارد. به همین دلیل آفلاین بودن این سیستم، آن را از حمله‌های احتمالی، دور می‌سازد.
معایب روش سانترال آنالوگ
برای بهره‌برداری از این سیستم، باید سیم‌کشی‌های زیادی انجام پذیرد پیشنهاد ما مطالعه مقاله نحوه سیم‌کشی تلفن سانترال است.از طرفی به هنگام مشکل در سیستم، به صورت آنلاین نمی‌توان مشکل را حل نمود. همچنین هزینه‌های جانبی نگهداری آن نیز ممکن است زیاد باشد.
سانترال کم ظرفیت TEM/TES824 جز سانترال‌های آنالوگ شرکت پاناسونیک است که از طریق تلفن قابل برنامه‌ریزی است. سانترال‌های پرظرفیت در سری‌های مختلفی مانند TDA، TDE به بازار عرضه می‌شود. سانترال TDA از طریق کابل USB متصل می‌شود.
سانترال تحت شبکه
بالاترین سرعت و کیفیت در بین سانترال‌ها برای سانترال از نوع تحت شبکه است. در این روش انتقال تصویر نیز انجام می‌پذیرد و این ویژگی هزینه‌ها زیادی را در سازمان صرفه‌جویی می‌کند.
همچنین هنگام بروز مشکل، می‌توان آن را به صورت آنلاین برطرف نمود. سانترال‌های تحت شبکه در دو مدل TDE و NS به بازار عرضه می‌شوند. در ادامه به بررسی ویژگی سانترال سری NS پرداخته می‌شود:
-
تحت شبکه بودن آن و راه‌اندازی تمامی بسرهای پروتکل سیپ
-
پوشش تمام امکانات موجود در سری TDE و TDA و رفع باگ‌های نسخه پیشین
-
راه‌اندازی خطوط شهری مخابرات در سریعترین زمان و بدون هیچ نقصی
-
راه‌اندازی تمام بسترهای ویپ و سیپ ترانک یا خط ۵ رقمی مخابرات
-
پایداری بسیار بالا و هزینه پایین آن
-
دارای لایسنس‌های ۶۰ روزه رایگان
-
تلفن گویای هوشممند
-
فراهم‌سازی صف انتظار
-
صندوق صوتی
با بررسی نسخه‌های تحت وب، نوبت به بررسی این روش رسیده است. در ادامه، مزیتها و معایب روش سانترال تحت وب را تشرح می‌کنیم:
مزیت‌های روش سانترال تحت شبکه
در این روش، به دلیل آنلاین بودن سیستم، سرعت در بالاترین حد خود قرار دارد و انتقال تصویر به راحتی امکان‌پذیر است. همچنین نیاز به سیم‌کشی پیچیده نیست و هزینه نگهداری آن نیز اندک است. همچنین هنگام بروز مشکل، می‌توان آن را در کمترین زمان به صورت آنلاین حل نمود.
معایب روش سانترال تحت شبکه
هر سیستم آنلاین در فضای اینترنت ممکن است مورد حمله قرار گیرد و سانترال تحت شبکه نیز از این موضوع مستنثی نیست.
بررسی قیمت سانترال‌ها
با نگاهی به قابلیتهای سانترال‌های آنالوگ و تحت وب مشخص می‌شود که قابلیت سانترال‌های تحت وب بیشتر از آنالوگ است. به همین دلیل قیمت آن نیز بیشتر است.
در یک سال گذشته قیمت این اجناس که وابسته به قیت ارز بوده، نوساناتی داشته است.
کنترل و نظارت بهتر بر خطوط
بخش زیادی از هزینه‌های خطوط تلفن را تماسهای غیرضروری اعضای شرکت تشکیل می‌دهد. به کمک دستگاه سانترال شما می‌توانید تماس کارکنان خود را با بیرون از شرکت محدود کنید. در این قابلیت همچنین می‌توانید تعیین کنید که به طور مثال تماسی با خارج از کشور یا شهرهای دیگر برقرار نشود. می‌توانید برای هر داخلی دسترسی‌های منحصر به فرد اعمال کنید تا بتوانید کارمندان و تماس گیرندگان را بهتر مدیریت کنید به این صورت که برای بعضی از داخلی‌ها در شرکت که نیاز نیست تماس بگیرند و فقط باید پاسخگو باشند می‌توانید دسترسی به خط‌های شهری را محدود کنید تا امکان برقراری تماس نداشته باشند و فقط بتوانند تماسهای دریافتی را پاسخ دهند، با دستگاه سانترال بصوت نامحدود می‌توانید برای هر کارمند دسترسی‌های مخصوص به خود را اعمال کنید
تمامی این قابلیت مدیریت شرکت را در کنترل بهتر هزینه‌ها کمک می‌کند و در بلند مدت صرفه‌جویی قابل توجهی را در پی خواهد داشت. تلفن‌های سانترال بیش از ۴۰۰ کد دارد که می‌توانید به هر حالتی که خواستید آنها را تنظیم کنید.
کم شدن هزینه خطوط مخابرات
همانطور که اشاره کردیم؛ سانترال این اجازه را می‌دهد تا در خیلی از موارد از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنید. به طور مثال بخش خدمات پس از فروش فقط جوابگوی تماسهای مشتریان هستند پس می‌توانید به کمک سانترال جلوی تماس‌هایی که از طریق خطوط خدمات پس از فروش است را به بیرون از شرکت بگیرید.
با گذشت زمان، شرکتتان بزرگتر می‌شود پس طبیعتا برای راندمان بهتر نیاز به در ارتباط بودن با تمامی کارمندان دارید در این صورت سانترال با خطوط داخلی رایگان به کمک‌تان می‌آید.
امکان ضبط و پیگیری کلیه تماسهای دریافتی
ضبط تمامی مکالمات تلفنی یکی از قابلیتهای بسیار مهم سانترال است. این قابلیت که بیشتر شرکتها در بخش خدمات پس از فروش برای اطمینان از جلب رضایت مشتری از آن استفاده می‌کنند به مدیریت مجموعه‌ها این اجازه را می‌دهد تا از رفتار شایسته‌ی اپراتورها با مشتریان اطمینان پیدا کنند و همچنین به بررسی شکایات و پیشنهادات هم بپردازند.
عوامل موثر در انتخاب یک سانترال مناسب
- نیازهای شرکت: با توجه به تعداد خطوط ورودی و نیازهای شرکت می‌توانید یکی از مدلهای سانترال را انتخاب کنید. سانترال‌های کم ظرفیت (که معمولا خطوط تلفن کمی به آن متصل می‌شود) به صرفه‌تر و قیمت مناسب‌تر هستند اما سانترال‌های پرظرفیت برای شرکتهای بزرگ و با ظرفیت بالاتر مناسب‌تر هستند.
- امکان اضافه کردن ملاحظات و گزینه‌ها در سیستم تلفن سانترال: با توجه به قیمت بالای سانترال‌ها باید به این نکته توجه کنید که اگر در آینده شرکتتان رشد و پیشرفت بیشتری خواهد کرد؛ پس بهتر است از ابتدا دستگاه مناسبی را انتخاب کنید. همچنین بهتر است بعد از جلسه‌ای با مدیران و تعیین نیازهای شرکت، دستگاه سانترال خود را خریداری کنید.
- قابلیت تطبیق پذیری – انعطاف‌پذیری: تمامی دستگاه‌ها امکان نصب قابلیتهای ویژه را ندارند. قبل از خرید حتما از تطبیق‌پذیری دستگاه مورد نظر مطمئن شوید تا پس از خرید بتوانید به مرور آن را ارتقا دهید.
استفاده از سانترال در شرکتهای امروز یکی از ضرورتها به شمار می‌رود. اگر برای انتخاب و راه‌اندازی آن نیاز به مساعدت حرفه‌ای دارید می‌توانید از تکنسینهای ویپان یاری بگیرید. برای این کار کافیست با شماره ما 02191013700 تماس گرفته و یا درخواستتان را در سایت ما ثبت نمایید.
